Mengapa SOP Itu Penting?

Standar Operasional Prosedur (SOP) atau Standard Operating Procedure bukan hanya sebuah pajangan di rak buku perusahaan. Pada prinsipnya setiap perusahaan telah memiliki tahapan pekerjaan yang rutin dilaksanakan meskipun belum dituangkan secara tertulis. Menurut kami, urutan proses pekerjaan secara lisan belum dapat dikatakan sebagai standar karena ada beberapa resiko yang melekat diantaranya adalah:

1. Jika terjadi pergantian karyawan akan terjadi resiko kehilangan informasi pada saat Transfer Knowledge (Pengalihan Pengetahuan);

2. Dapat membuat fungsi-fungsi yang terduplikasi maupun dapat diperdebatkan sehingga mengurangi efisiensi dan efektifitas perusahaan;

3. Kekuatan legalitas yang rendah.

Kami mencoba mengelompokkan secara garis besar fungsi SOP ialah sebagai berikut:

1. Standardization (Standarisasi)

SOP mampu membuat

1. Fungsi pekerjaan menjadi konsisten;

2. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap bagian/karyawan;

3. Mengurangi kesalahan proses pekerjaan;

4. Memperjelas dokumen, laporan, serta waktu pengerjaan yang dihasilkan.

2. Control (Kendali)

SOP yang didesain bukan hanya sebagai urutan pekerjaan yang sistematis yang dilakukan oleh bagian/karyawan. SOP harus didesain sedemikian rupa, sehingga area-area resiko dapat dipetakan untuk dimitigasi.

Terkadang pengembangan SOP didesain hanya berdasarkan urutan-urutan pekerjaan. Hal ini mengakibatkan banyak penyelewengan karena kelemahan prosedur yang ada tidak dimitigasi.

3. Legal Standing (Posisi Legal)

Banyak yang tidak menyadari SOP merupakan salah satu legal standing bagi perusahaan. Sangat sulit bagi perusahaan untuk melaporkan karyawan yang melakukan fraud kepada penegak hukum apabila tidak ada SOP yang mengatur.

SOP harus disetujui dan disahkan oleh direksi perusahaan, sehingga setiap karyawan harus patuh dan bekerja sesuai dengan SOP yang ada. Jika terjadi penyimpangan dari SOP maka perusahaan dapat menuntut karyawan tersebut dari kelalaian berdasarkan standar yang ada.

Bagaimana mendesain SOP yang Baik?

Dalam pengembangan SOP ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Anda dapat berkonsultasi secara gratis dengan kami. Segera hubungi kami pada informasi yang terdapat pada website ini. Salam sejahtera untuk kita semua.